Succesverhaal

Yulius mitigeert risico’s bij implementatie van nieuw EPD

Bob Smits en Dana Dirckx van Yulius

Na een lang en uitgebreid selectietraject samen met zeven andere GGZ-organisaties koos Yulius voor het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) Ons van Nedap, oorspronkelijk ontwikkeld voor de verpleeghuis- en thuiszorgsector en later uitgebreid met specifieke GGZ-functionaliteiten. Een risico, aangezien Yulius een van de eerste organisaties was die live ging met dit aangepaste pakket. Om de risico’s op voorhand goed te kunnen inschatten en mitigeren, is gebruikgemaakt van de testexpertise van Salves.

Softwareleveranciers hebben de GGZ-markt lang links laten liggen. Het is een specialistische markt en je kunt een pakket dat is ontwikkeld voor de Duitse of Belgische markt niet maar zo inzetten in Nederland, waar het zorgsysteem anders in elkaar zit. Daarom passen EPD-leveranciers hun software die is ontwikkeld voor een ander zorgdomein vaak aan voor de GGZ. Dit leidt ertoe dat geen van de acht leveranciers die op de Nederlandse markt actief zijn, beschikken over een pakket dat volledig past bij de behoeften Yulius.

Pakketselectie is dus lastig en Yulius zocht een leverancier met meer klanten in de GGZ-markt. Daarom besloot de organisatie in de voorselectie samen op te trekken met zeven andere GGZ-instellingen. De keus van Yulius viel uiteindelijk op Ons van Nedap, vertelt Bob Smits, programmamanager Zorg & ICT bij Yulius. “Nedap heeft bewezen dat ze heel snel kunnen inspelen op veranderingen in markten en dat ze innovatief zijn. Omdat de GGZ de komende jaren voor grote veranderingen staat, denken wij dat die instelling cruciaal is voor succes op langere termijn.”

Belang van goed testen

Yulius is één van de eerste GGZ-organisaties die met Ons gaat werken. Een goede verbinding tussen zorgprofesionals, ICT-ondersteuners en ontwikkelaars is daarom van groot belang. Een rol die goed bij Smits past, die zijn carrière ooit begon als zorgverlener, maar die in directierollen ook veel te maken heeft gehad met de ICT-wereld en die daarom als geen ander de brug tussen die twee werelden kan slaan.

Waar Smits die vertaalslag maakt van zorg naar ICT en terug, is Dana Dirckx als teamleider functioneel beheer verantwoordelijk voor een soepele implementatie. Ze zegt: “Ik weet vanuit eerdere software-implementatietrajecten hoe belangrijk het is om goed te testen. Je moet er aandacht voor hebben, de juiste processen volgen en het beleggen bij de juiste mensen. Het opzetten en uitvoeren van een goed testplan is echt een specialisme. Daarom hebben wij gezocht naar een externe testcoördinator; naar iemand die overzicht houdt, vertelt wat je moet testen en hoe je dat moet doen en die ervoor zorgt dat testen geen ondergeschoven kindje wordt.”

Die testpartner vond Yulius in Salves, dat een gespecialiseerd team heeft voor de zorgsector. Salves schreef het testplan, hielp bij het zoeken van de juiste testtool, zette werkinstructies om in testscenario’s en zorgde ervoor dat de testers de juiste instructies kregen. Dat laatste was belangrijk, zegt Dirckx, “want onze medewerkers kenden Ons nog niet. Ze moesten nog vertrouwd worden met de applicatie. We hebben dus echt uitgeschreven: klik hierop, ga daarheen.”

Tijdsdruk noopt tot keuzes

Bij het testen zijn keuzes gemaakt, want door de tijdsdruk kon niet alles worden getest. Daarom is vooraf een risico-inschatting gemaakt en zijn de onderdelen met de grootste risico’s uitgebreider getest, vertelt Smits. “Ons is een hele brede applicatie. We gebruiken niet alleen het EPD, maar ook het roostergedeelte van deze software. We hadden weinig tijd, want we wilden in de zomer live gaan. Op die manier hebben onze medewerkers een halfjaar de tijd om aan de applicatie te wennen voordat er op 1 januari 2022 een grote stelselwijziging wordt doorgevoerd in de GGZ. Die stelselwijziging dwingt ons straks op een andere manier te gaan registreren. Het leek ons niet verstandig om de livegang en die stelselwijziging te combineren.”

Deze haast leidde tot keuzes in het testen. Salves heeft Yulius daar goed in begeleid, vertelt Dirckx. “De consultant van Salves begon altijd met een breed overzicht, zodat wij gericht konden schrappen wat we niet wilden testen. Dat schrappen deden we aan de hand van een risico-inschatting.” Ze lacht als ze zegt: “We deden soms een enorm beroep op de flexibiliteit van Salves. Zij staan voor kwaliteit en waren niet altijd blij met de keuzes die we maakten. De testconsultant moest af en toe echt water bij de wijn doen. Maar als het om harde principes ging, dan konden we niet sjoemelen.”

‘Nee tenzij’ in plaats van ‘ja mits’

Smits kan zich een go/no go-advies herinneren. “Salves zei: nee, tenzij. Ik drong aan op: kun je daar geen ‘ja, mits’ van maken? Waarop Salves zei: nee, dat doen we niet, want we weten uit ervaring dat beslissers niet verder kijken dan het ja. Als je de tenzij-punten niet oplost, dan kunnen wij niet meer de kwaliteit garanderen waar we voor staan. Dat vond ik krachtig.”

Toch is Smits blij dat hij heeft geluisterd. “Uiteindelijk kreeg ik ‘nee, tenzij’ geaccepteerd door erop te wijzen dat wij een expert inhuren die ons wijst op de witte vlekken. Dan moet je niet achteraf zeggen: ‘wat zijn die witte vlekken toch vervelend.’ Dan had je die expert ook niet hoeven inhuren. Het was zeker de moeite waard om de bevindingen uit die rapportage op te lossen. Anders hadden we veel meer problemen ervaren bij de livegang. Vooral met factureren, terwijl dat natuurlijk een kernproces is.”

Mede doordat die punten eerst werden opgelost, verliep de livegang nu van een leien dakje, vertelt Dirckx. “Het wast best spannend, zeker omdat we enkele aanvaardbare risico’s namen. We hebben het weekend van de migratie keihard gewerkt en zaten op maandagmorgen te wachten op de eerste grote klachten, maar die bleven uit. Natuurlijk kwamen er wel telefoontjes binnen bij de Service Desk van mensen die niet wisten hoe ze iets moesten doen. Er werden ook wel wat kleine issues gemeld, maar er waren geen grote problemen en zeker geen problemen die we niet vooraf hadden zien aankomen.”

De stuurgroep is dan ook heel content. Er is nog een behoorlijk lange lijst met backlog items die moeten worden opgelost, maar dat zijn allemaal kleinere issues die waren voorzien.

Maak van testen topprioriteit

Dirckx en Smits kijken heel tevreden terug op de implementatie. Als ze andere organisaties een advies mogen geven, dan is dat: maak van testen een topprioriteit. Smits: “Het belang ervan wordt vaak onderschat. Wij hebben aan den lijve ervaren: door een goed testplan en heldere keuzes vooraf over welke risico’s je wel en niet accepteert, bepaal je vooraf het succes van je eigen livegang. Het testplan moet natuurlijk zijn toegespitst op onze organisatie en het testen zelf moet worden begeleid door iemand met ervaring in het vak. Als je het zo aanpakt, zijn er geen verrassingen meer. Wij hebben niet alles wat Salves heeft voorgesteld getest. Natuurlijk verdient het wel de voorkeur om alles te testen en alle risico’s uit te sluiten, maar je opereert nu eenmaal niet in een ideale wereld. De testcoördinator van Salves zorgde ervoor dat wij vooraf wisten wat de consequenties waren van de concessies die we deden. Dat heeft heel goed uitgepakt.”

Agility

Doorpakken met test ontwikkeling?

Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen flexibele en goed onderhoudbare software neer te zetten die snel gereleased kan worden?