VAN TWEE KANTEN BELICHT

Het grootste belang: teamresultaten

Een Agile transformatie: doe het maar eens! Het vraagt niet alleen om inhoudelijke of technische verandering, maar ook sturing en een cultuurverandering. Een transformatie gericht op effectiever werken. Daarbij bepalen multidisciplinaire teams zelf de uitvoering, met als grootste belang: teamresultaten.
JAN-WILLEM DE JONG, VOORHEEN TESTCONSULTANT BIJ SALVES WERKZAAM BIJ WATERNET, NU IT-MANAGER INTERNET OF THINGS BIJ WATERNET OVER DE CULTUUR TIJDENS EEN AGILE TRANSFORMATIE
Een Agile transformatie: doe het maar eens! Het vraagt niet alleen inhoudelijke of technische verandering, maar ook sturing en een cultuurverandering, om uiteindelijk snel te leren en bij te dragen aan de belangrijkste resultaten en bedrijfsvoering.
“Een oorspronkelijke vraag is vaak niet waar de organisatie of zijn mensen mee zitten. Het werken in het belang van de ander is het begrijpen van het achterliggende probleem. Dat kan gewoon door veel vragen te stellen aan de mensen met wie je werkt. Ze komen daardoor zelf tot inzichten, soms nog zonder dat je iets hebt aangedragen! Deze manier van je richten op samenwerking wordt bijzonder gewaardeerd door Waternet. Het leidt tot een duurzame relatie en snappen wat je aan de ander hebt”, zegt Jan-Willem de Jong, testconsultant bij Salves en vanuit daar werkzaam als IT-manager Internet of Things bij Waternet. “Vanuit een eerdere samenwerking met Waternet heb ik geholpen bij de transformatie naar een Agile manier van werken. Dat was onder meer in de rol van de testmanager en op het gebied van kwaliteitszorg, maar ook door de inzet van andere collega’s van Salves. We werken nauw samen en informeren elkaar. Is er dan expertise nodig die je zelf niet hebt, dan heb je het wel snel tot je beschikking. Zo leveren we snel en slaan we de plank raak. Op die manier kan ik ook fijn werk voor collega’s creëren: wanneer er een specifieke vraag is, weet ik een collega die kan helpen en die bij de bedrijfscultuur past. Juist omdat we elkaar kennen en weten waar onze toegevoegde waarde ligt. Dat is daarin essentieel.”

AGILE TRANSFORMATIE

“Bij een transformatie heb je altijd te maken met weerstand in de organisatie. Veranderen is lastig! Trajecten stranden vaak op ‘ik weet niet precies hoe’ of op ‘ik heb geen tijd’, ‘ik kan dit niet met het team’. In zoiets als ‘kan niet’ geloof ik niet. Het belangrijkste is om de toegevoegde waarde te laten zien van dat wat je wilt bereiken. Dan zul je zien dat er meer mogelijk is. Een reorganisatie zoals deze, die nodig is voor een Agile manier van werken, doet pijn en is moeilijk. Heb oog voor elkaar en creëer de ruimte die nodig is om het leerpad te doorlopen. Heb je eenmaal mensen losgeweekt van hun oude team om in een Agile team te werken, dan wil je dat er meer volgen. Maar kom je nogmaals met de vraag voor mensen bij het oude team aan, dan ga je geen gemakkelijk gesprek tegemoet. Je moet het belang van digitalisering voor de gehele bedrijfsvoering en het primaire proces laten zien, niet alleen aan de teams, maar ook aan de directie. Daar gaat veel tijd in zitten. Steek je die tijd er echter niet in, dan is het gedoemd te mislukken.”

ELKAAR INSPIREREN

“Een organisatie is nooit de enige die een Agile transformatie doormaakt. Je kunt veel van andere organisaties leren. Met Salves hebben we daarom, in samenwerking met Waternet, soortgelijke overheidsorganisaties bezocht, maar ook commerciële organisaties, die in deze transformatie zitten. Waar loop je tegenaan en waar heeft de ander van geleerd? Dit kijkje in de keuken zorgt er ook voor dat je je eigen methodes onder de loep neemt. Ben je nog steeds op de goede weg of is een aanpassing nodig? Deze inzichten helpen je bij de transformatie.”

SNEL LEREN

“Er is een nieuwe cultuur gecreëerd: ‘laten we het proberen. Lukt het niet, dan gooien we minder vaak werk weg dan voorheen bij een mislukking.’ Dat betekent snel en concreet aan de slag gaan, snel leren, snel falen en een korte feedbackcyclus. Je kunt overal van leren, zolang je er maar voor openstaat.”
“Je bereikt er ook mee wat eerder voor onmogelijk werd gehouden. Met het Internet of Things hebben we een eigen netwerk in Leiduin ontwikkeld (in de Amsterdamse waterleidingduinen). Er is geen bereik op het netwerk van andere providers, dus moesten we zelf wat opzetten. Dit biedt mogelijkheden: het netwerk kan metingen en verrijkte data aanleveren, waardoor we de sturing van het drinkwaterproces slimmer kunnen maken. Dat is rechtstreeks bijdragen aan een slimmere bedrijfsvoering.”

SAMENKOMEN VAN BELANGEN

“Ik werk voor de belangen van Waternet, wat vooral duidelijk werd tijdens de Agile transformatie. Mijn ervaring en persoonlijke interesse hebben daarbij geholpen. We zijn daarnaast samen de leercurve begonnen. In het kader van de transformatie heb ik zelf ook veel trainingen gedaan en heb ik toegang tot de juiste statistieken, informatie en peer reviews, om kennis op te halen. Waternet vindt het zelf belangrijk om feedback te geven, zodat je het groeipad verder kunt doorlopen. Het is prachtig dat je het als inhoudelijk consultant kan, maar op een gegeven moment heeft de organisatie behoefte aan managementvaardigheden, iemand inzetten om mensen voor een reorganisatie aan te sturen en daarna leiding te geven. Waternet biedt me die ruimte om mijn groeipad te bewandelen en theorie in de praktijk te brengen.”
LUDO DE LETH, MT-IT LID & TEAMLEAD AGILE/SCRUM DEVOPS BIJ WATERNET OVER EEN AGILE TRANSFORMATIE
Voor een ambitieus doel zette Waternet met verregaande digitalisering en een Agile werkvorm een transformatie van de IT in werking, gericht op effectiever werken. Multidisciplinaire teams bepalen zelf de uitvoering, met als grootste belang: teamresultaten.

“Waternet is de enige organisatie in Nederland die voor de hele waterkringloop zorgt: van productie van drinkwater tot het verwerken van afvalwater en beheer van oppervlaktewater. Samen halen we meer uit water. Met verregaande digitalisering willen we bijdragen aan het doel van Waternet om in 2020 de beste dienstverlener in de publieke sector te zijn”, zegt Ludo de Leth, MT-IT lid & Teamlead Agile/Scrum DevOps bij Waternet. “De transformatie begon met het programma ‘dienstverlening naar mobiel’, het optimaliseren van onze online dienstverlening. Zo kunnen onze klanten bijvoorbeeld nu hun afrekening voor drinkwater en de waterschapsbelasting online betalen en ook online hun meterstand checken en een verhuizing doorgeven. Dit is zo’n succes gebleken dat we een virtuele organisatievorm (domeingericht) hebben opgezet om de digitalisering op drie vlakken aan te pakken: een klant-, medewerker- en assetdomein. Ook de IT-afdeling is met de uitkomsten van dit programma gereorganiseerd.”

“Dat leidde ertoe dat we nu op een Agile manier werken, in multidisciplinaire scrumteams. Dat levert als resultaat dat we effectiever werken en juist aan die zaken werken die meer prioriteit hebben. De focus ligt nu steviger op daadwerkelijke resultaten voor de organisatie, zodat onze klanten daar profijt van hebben. Waternet werkt samen met gemeente, provincie en waterschap en heeft daardoor ook te maken met politieke beslissingen. Daar zal de organisatie op moeten inspelen.”

THINK BIG, ACT SMALL, SCALE FAST

“Voor deze manier van werken geldt: fail fast. Fouten maken mag, maar doe het dan snel. Als iets niet goed is, durf dan ook de stekker eruit te trekken. Daar werd in het begin raar naar gekeken, maar het is een wezenlijk onderdeel van de Agile werkmethode. Het motto: think big, act small and scale fast. Gooi het weg als het niet lukt, schaal het op als het wel lukt. Eén van de mogelijkheden die werken in sprints biedt, is het verwerken van feedback van klanten in het proces. Met klantenpanels weten we direct hoe ze het ervaren, wat ze wel of niet begrijpen of verkeerd interpreteren. Aanpassingen hiervoor kunnen we direct in de productiefase doorvoeren.”

GAAN VOOR TEAMRESULTATEN

“Kwaliteitsbewaking is een groot onderdeel van Agile werken. Daarvoor hebben we testers van Salves in onze teams zitten, om testen en de kwaliteit naar een hoger niveau te brengen. De samenwerking is gebouwd met deze goede, vakkundige mensen; er ontstaat dan een relatie waarin je op elkaar en op elkaars expertise vertrouwt.”
“Teamresultaten staan voorop; dat is het voornaamste belang. Het zijn immers deze resultaten waar Waternet op drijft. Teamleden verbinden zich aan deze resultaten, houden zich aan afspraken en zetten hun vakmanschap in. Waar je in multidisciplinaire teams werkt, is het belangrijk om vakkennis per discipline op peil te houden. Verschillende disciplines hebben dan ook tijd met elkaar om kennis te delen en ervoor te zorgen dat de juiste mensen in de juiste teams terecht komen. Waternet is daarmee een lerende organisatie, volop in verandering en beweging. En dat is wat mijn werk leuk maakt; ik leef van verandering en mensen meekrijgen bij verandering!”

VRIJHEID IN UITVOERING

“Een Agile transformatie is een cultuurverandering, waarbij techniek ondersteunend is. Deze manier van werken heeft geen hiërarchie. In een team werken experts samen, zonder onderlinge verhoudingen. Afdelingsgrenzen vervagen; waren facturering, belasting en klantenservice voorheen drie verschillende afdelingen, nu is dat er één. Ze zijn samen verantwoordelijk voor het afhandelen van alle vragen. Een team bepaalt voor het grootste deel zelf waar het aan werkt. Het team bedenkt zelf, de laag erboven neemt 9% voor rekening en de directie houdt zich maar met 1% bezig. De directie zet namelijk alleen de scope en de grenzen neer, om medewerkers fijn werk te bieden. Fijn werken is ook medewerkers meer verantwoordelijkheid geven, zodat ze zelf kunnen bepalen hoe ze hun tijd, werk en opleiding indelen. Met Program Increment dagen, eens in de drie maanden, zorgen we dat de kaders bekend zijn, iedereen betrokken is en ook de teams van elkaar onderling weten wat er speelt en hoe ze op elkaar in kunnen spelen.”
“Agile werken is niet in de hele organisatie van Waternet nodig, maar het verspreidt zich wel als een olievlek. Daarnaast krijgen alle medewerkers te maken met de verregaande digitalisering, waardoor iedereen het werk efficiënter, slimmer en makkelijker kan doen.”

Van twee kanten belicht

Samen werken is samen investeren en samen profiteren

De volgende stap voor een nieuwe dienst: een vertaalslag van maatwerk naar standaard content. Deze ontwikkeling is niet alleen gericht op één klant, maar op grootschalig gebruik. Bij de invoering, die tijd en energie kost, is het belangrijk te onthouden: samen investeren is samen profiteren.

Van twee kanten belicht

Werk dat je in samenspraak wijzigt, levert meer motivatie op

Je consultant geeft aan meer technische uitdaging in het werk te zoeken; je klant geeft echter aan je consultant niet te willen missen. Een sterk signaal om mee aan de slag te gaan en het voor alle belanghebbenden plezierig en werkbaar te houden. In samenspraak is het werk veranderd, met meer motivatie als gevolg.