Office 365
Continu Succes & Adoptie

Continu Succes & Adoptie van Office 365

Cloud Productivity vraagt om een verse blik op succes en adoptie. In de nieuwe economische realiteit is niet langer het productieproces de basis voor succes, maar hoe we omgaan met kennis, hoe we samenwerken en hoe we communiceren. De producten zelf zijn immers steeds minder onderscheidend en klanten maken hun keuzes in toenemende mate op basis van dienstverlening en beleving.

Je bent als organisatie succesvol door echt te innoveren, te digitaliseren, wendbaar te zijn en gericht in te spelen op de veranderende behoeften van klanten en markt omstandigheden. Dit betekent dat succes steeds meer bepaald wordt door activiteiten die niet eenvoudig in een traditioneel productieproces te vatten zijn. Denk aan activiteiten zoals kennis delen, zakelijk sociaal netwerken, samenwerken in en aan dezelfde documenten, samen nieuwe ideeën ontwikkelen.

Cloud Productivity – en dan met name Microsoft Office 365 – is in onze overtuiging uitermate geschikt om al deze activiteiten te ondersteunen met een toekomstvaste investering en met bovenal een eenduidige gebruikersbeleving.

In essentie is van Office 365 een succes maken een continous improvement proces, gericht op het faciliteren en ondersteunen van de medewerkers; die worden immers uitgedaagd om slim gebruik te maken van nieuwe technologische mogelijkheden. Het is een proces om concreet en gericht te zorgen voor succes en adoptie. Het doorloopt drie fasen: Acceptatie (“Oké, we begrijpen dat we er mee gaan werken”), Adaptie (“Best handig die nieuwe tools en ik ga ze zeker uitproberen”) en Adoptie (“Ik heb er echt blijvend plezier en nut van”). Om van dit proces zo snel mogelijk een succes te maken, werken wij bij Salves onder andere met:


Persona’s. Dit zijn groepen gebruikers die op elkaar lijken als het gaat om skills, behoeften, werkpatronen en achtergronden. We stellen persona’s samen op basis van onderzoek en interviews.

Scenario’s. Dit zijn geclusterde werkprocessen die een eindgebruiker volgt om een bepaalde activiteit af te ronden. Het scenario is geschreven in de taal van de eindgebruiker en wordt bewust kort gehouden. In de adoptiestrategie leggen we vast welke scenario’s we gebruiken voor welke persona’s. Ook bepalen we wat nodig is om medewerkers effectief en efficiënt met de Office 365 functionaliteit te laten werken.

Succes Consultants. Zij identificeren de persona’s, bepalen de relevante scenario’s en vertalen deze naar de middelen die kunnen worden ingezet ter ondersteuning hiervan. Dit leggen zij vast in een succes- & adoptieplan.

Productivity Consultants. Zij helpen de medewerkers met het daadwerkelijke gebruik van de functionaliteiten die passen bij hun werk. Zij verzorgen de diverse vormen van communicatie, daarbij gebruikmakend van de kracht van herhaling.


Drie fasen van succes & adoptieplan

Acceptatie begint met weten dat er een verandering komt. Communiceer daarover en geef medewerkers de tijd om aan dat idee te wennen.

Adaptie is gericht op slimmer werken. Niet door werkprocessen te veranderen, maar door iets toe te voegen: online samenwerken en werken waar en wanneer je wilt.

Adoptie is gericht op het inbedden van de nieuwe manieren van werken. We doen dat door medewerkers gericht te begeleiden met hun werkscenario’s. Het doel is dat zij de nieuwe werkwijzen omarmen omdat ze inzien dat deze hen helpen hun werk slimmer uit te voeren. We noemen deze fase ook wel scenariogericht werken.