Office 365 inzetten om werkdruk te verlagen? Stuur op de persoonlijke behoeften en beleving

Steeds meer organisaties stappen over naar Office 365. Vaak zonder te meten of medewerkers het platform slim gebruiken. Welke productiviteitsvoordelen behaalt de organisatie met dit communicatie- en samenwerkingsplatform? Waar ligt de specifieke toegevoegde waarde? En welke training hebben medewerkers wellicht nog nodig om beter gebruik te maken van de opties die ze hebben gekregen om efficiënt (samen) te werken?

Negen van de tien organisaties komt niet verder dan een introductietraining waarbij alle medewerkers exact dezelfde training ontvangen, ongeacht hun functie en behoeften. Het gevolg is dat binnen weken het actieve gebruik van nieuwe functionaliteit al weer afneemt omdat mensen terugvallen in oude gewoontes.

Gelukkig beginnen steeds meer bedrijven zich dit ook te realiseren. Ik zie een duidelijk toenemende behoefte aan meetpunten rondom het gebruik van cloud productivity tools. Bedrijven willen inzicht krijgen hoe ze het gebruiken en waar ze kunnen verbeteren.

Drie meetinstrumenten voor inzicht in adoptie nieuwe functionaliteit

Gelukkig onderkent Microsoft ook het belang van inzicht in het gebruik en investeert daarom aanzienlijk in nieuwe analytische functionaliteit om het gebruik te meten. Dit is een enorme stap voorwaarts om inzicht te krijgen hoe een organisatie de verschillende functies van Office 365 gebruikt voor samenwerken, kennisdelen en communiceren. Office 365-klanten hebben, afhankelijk van hun licentie, nu drie meetinstrumenten beschikbaar:

1 My Analytics: voor persoonlijk inzicht in werkstijl en persoonlijke effectiviteit.
2 Adoption Dashboards: voor inzicht in het gebruik van de diverse Office 365 onderdelen binnen de gehele organisatie.
3 Workplace Analytics: deze tooling geeft inzicht in specifiek gebruik en gedrag. Door machine learning en aggregatie van data uit My Analytics en de Adoption Pack geeft deze functie inzicht in gedrag en gebruik op organisatieniveau. Deze data wordt zelfs via een benchmark vergeleken met gemiddelde KPI’s uit de branche.

Deze tools bevatten erg veel meetpunten en geven derhalve veel data. Helaas is deze data nog erg versnipperd en lastig benaderbaar. Je krijgt grafieken zoals in bovenstaand plaatje. Het is heel lastig om deze te vertalen naar concrete acties om de adoptie te verbeteren.

Meet ook de beleving van de gebruiker

Maar bovenal zegt data alleen niets als je geen meetlat hebt met ambitie en context. Daarom ontbreekt er volgens mij dan ook nog één belangrijk meetinstrument: een tool die iets zegt over de behoeften en beleving van de medewerkers. Want alle meetinstrumenten die Microsoft aanlevert meten vanuit de applicatie. Wat je mist is het inzicht en beleving vanuit de gebruiker: hoeveel tijd van zijn werk maakt hij gebruik van onderdelen en hoe belangrijk vindt hij deze onderdelen in zijn werk?


Daarom hebben wij de Productivity Index Scan ontwikkeld. Deze scan geeft dat inzicht, voor alle medewerkers persoonlijk en voor de organisatie als geheel. We benchmarken de cijfers tegen het industriegemiddelde om zo inzicht te geven hoe jouw organisatie en jouw medewerkers presteren ten opzichte van andere bedrijven in jouw industrie. Deze productiviteitsbeleving gecombineerd met de ambitie van de organisatie om een bepaald gebruiksniveau te willen realiseren, geven een organisatie de tools om echt te kunnen sturen op de adoptie.

Behoeften medewerkers centraal

Als je op deze manier meet, ga je niet meer af op gemiddelde adoptiecijfers voor alle medewerkers, maar op de behoeften van een individuele medewerker in zijn of haar functie. Immers, een financieel medewerker in een thuiszorgorganisatie zal heel andere behoeften hebben dan een wijkverpleegkundige. Hun functies verschillen wezenlijk en daarmee de behoefte aan bepaalde functionaliteit ook. Voor kantoormedewerkers is e-mail vrijwel altijd hun belangrijkste tool, maar voor een wijkverpleegkundige niet. Zij heeft waarschijnlijk veel meer behoefte aan functionaliteit waarbij ze op afstand een collega of arts kan laten meekijken naar een situatie bij een cliënt waar ze over twijfelt. Bijvoorbeeld bij een wond die niet goed geneest. Het is van wezenlijk belang deze verschillen in functies mee te nemen in je metingen.

De Productivity Index Scan biedt de context om de data vanuit de Microsoft tools en dashboards beter te kunnen interpreteren en de onderdelen te bepalen waar aandacht voor adoptie nodig of gewenst is; niet alleen omdat de tools niet gebruikt worden, maar omdat de gebruiker hier daadwerkelijk een voordeel bij heeft.

Neem de regie in verbeteren productiviteit

Iedere organisatie wil graag de productiviteit van haar medewerkers verhogen en de ervaren werkdruk verlagen. Office 365 kan daar een bijdrage aan leveren, maar alleen als de behoeften van medewerkers centraal staan. Want pas als je weet tegen welke knelpunten iemand in zijn of haar werk aan loopt, weet je wat je kunt doen om deze weg te nemen. Alles draait om een effectieve tijdsbesteding. En dus zul je moeten weten wat voor een specifieke medewerker een effectieve tijdsbesteding is. Alleen dan kun je in de dashboards van Microsoft analyseren waar verbetermogelijkheden liggen.

Dat is wat ik versta onder regie nemen. Als Office 365 regisseur help ik organisaties om zelf in regie te komen op hun data. Op basis van welke ijkpunten kun je meten waar verbetermogelijkheden liggen voor de medewerkers in jouw organisatie? Ik help organisaties met het inrichten van de meettools en bij het bedenken van acties en leerprogramma’s die de adoptie van bepaalde functionaliteit bij bepaalde medewerkers kunnen stimuleren. Hierdoor worden mensen persoonlijk productiever, maar zullen ze ook als een team beter samenwerken, zodat uiteindelijk de hele organisatie effectiever en efficiënter (samen)werkt.

Wil je weten hoe? Ik organiseer binnenkort een vrijblijvende kennissessie waar ik mijn ervaringen, inzichten en tools graag met jou deel. Deze vindt plaats op vrijdag 24 november van 14.00 tot 16.00 in Helvoirt bij Den Bosch.

Lees hier het programma: https://meermet.salves.nl/microsoft/kennissessies/. Je kunt je inschrijven op de website, maar je mag mij natuurlijk ook een mailtje sturen.

Kees Koertshuis, regisseur Office 365 bij Salves, kees.koertshuis@salves.nl

Leave a comment