The best Outlook driven day of your life

Geschreven door: Marc van den Berg
Productivity Coach office 365

Op het jaarlijkse Microsoft event Ignite in Orlando ben ik samen met een aantal Salves collega’s in de interessante features van Outlook over de verschillende platformen gedoken. Mijn bevindingen deel ik hier graag met je.

Een dag met Outlook

Op Microsoft Ignite was ik bij de workshop ‘The best Outlook driven day of your life’. Twee sprekers bespraken hun ‘dag’ waarbij zij Outlook (op diverse platforms) zo optimaal mogelijk inzetten. De ene spreker deelde zijn kennis op basis van Outlook for Mac en Outlook for iOS, de andere spreker op basis van Outlook for Android, Outlook Online en Outlook for Windows.

Na alle ochtendrituelen openden zij (vanuit huis) Outlook op hun mobile devices. Hier checken zij o.a. e-mail door te scannen op onderwerp. Indien nodig reageert men direct. Belangrijke mail waar men niet direct actie op kon ondernemen werden gepland door in de Outlook app naar links te swipen en daarmee de optie Plannen te activeren. Je krijgt dan vanzelf de gelegenheid om aan te geven wanneer je wilt dat dit mailtje weer zichtbaar is. Zo krijg je, vertelden de sprekers, een voorsprong op de rest van de dag.

Mijn Outlook gebruik

Als ik naar mijn eigen gebruik kijk, merk ik dat ik steeds vaker aan het begin van de dag alvast mijn inbox scan, zeker nu ik mijn privé en werkzaken op één telefoon doe. Hierdoor ben ik in staat om snel te schakelen. Voorheen werkte ik met een aparte werktelefoon, welke in mijn tas verdween zodra ik kantoor verliet en eruit werd gehaald zodra ik op kantoor kwam.

Uiteraard is het zo dat je je kunt afvragen of werk en privé niet heel erg door elkaar gaan lopen, maar daarvoor is er een handige tip. Je kunt namelijk de optie ‘Niet storen’ inschakelen waarbij je zelf de duur kunt bepalen. Op Android is deze functionaliteit beschikbaar, op iOS lijkt deze nog niet beschikbaar. Gebruikers zien in hun mappenlijst in de rechterbovenhoek een alarmbel met daarin de letters ‘zz’.Zodra deze knop is geactiveerd krijg je de mogelijkheid om de duur te bepalen of om het te plannen.

Tijdens de workshop werden er ook nog andere functionaliteiten toegelicht. De een nieuwer dan de ander maar handig in gebruik. Ik zal er een aantal uitlichten:

Solution Checker

  • Focused Inbox; Ook wel Postvak In met Prioriteit genoemd. Kan heel handig zijn om automatisch al een soort scheiding te maken tussen belangrijke berichten en overige berichten. De ervaring leert wel dat veel eindgebruikers e-mailberichten ‘missen’ waardoor je je moet afvragen of dit echt een toegevoegde waarde heeft.
  • @ Mentions; zodra je in het tekstbericht @ met een naam intypt, komt deze persoon automatisch in het adresveld Aan te staan. Mocht je deze persoon in eerste instantie in het CC-adresveld hebben geplaatst, dan zal deze automatisch verplaatst worden naar het Aan-adresveld.
  • Quick Reply; onderaan een bericht(-enreeks) direct de mogelijkheid hebben om beantwoorden/allen beantwoorden te activeren, zonder dat je wordt omgeleid naar een nieuw berichtvenster. Hierdoor heb je de mogelijkheid om te scrollen door de oudere berichten uit de betreffende berichtenreeks.
  • Time to Leave notifications; door locaties toe te voegen aan je afspraak wordt het mogelijk om een reminder te krijgen hoe laat je moet vertrekken om op tijd te zijn op je afspraak.
  • Send Availability; Zodra je een nieuwe mail maakt heb je de mogelijkheid om een agendavoorstel mee te sturen. Je stuurt een aantal tijden door en vervolgens hoeft de ontvangende partij alleen nog maar aan te geven wat hen het beste uitkomt.

Outlook for Mac:

  • New Event Card; Het is nu mogelijk om met 1 klik details van een event te bekijken en te reageren indien nodig. Voorheen moest je eerst een afspraak daadwerkelijk openen om details te kunnen zien of om te reageren.
  • Attendee Tracking; Eenvoudig terugzien wie geaccepteerd, geweigerd of niet gereageerd heeft.

Outlook for Android:

  • Scheduling Assistant; Bij het maken van een nieuwe afspraak met meerdere personen is het mogelijk om direct iemands beschikbaarheid te tonen. Je ziet je eigen agenda en je ziet een vinkje als je collega’s en jij kunnen of een kruisje als iemand niet kan.
  • Suggested Locations; Outlook denkt met je mee zodra je begint met het invoeren van de locatie van de meeting.
  • Do Not Disturb; Niet storen functie, welke je snel kunt inschakelen of kan inplannen.

Outlook on the web:

  • New Outlook on the Web experience. Op dit moment is het mogelijk om de nieuwe Outlook on the Web experience in te schakelen. Zodra je Outlook on the Web opent zie je in de rechterbovenhoek de schakelknop ‘Het nieuwe Outlook uitproberen’. Hiermee kan je alvast rondsnuffelen, wennen aan het nieuwe uiterlijk en nieuwe functionaliteiten uitproberen voordat deze definitief in updates worden uitgerold.
  • FindTime (external recipients); Dit is een invoegtoepassing welke je kunt downloaden/instellen vanuit de Outlook on the Web omgeving. Dit kan handig zijn om met externe gebruikers een afspraak te plannen.

Outlook for Windows:

  • Coming Soon: Zodra je Outlook opent zie je in de rechterbovenhoek de melding ‘Coming soon’ of ‘Binnenkort beschikbaar’. Hiermee kan je alvast rondsnuffelen, wennen aan het nieuwe uiterlijk en nieuwe functionaliteiten uitproberen voordat deze definitief in updates worden uitgerold. Zo wordt het lint vereenvoudigd weergegeven met de meest belangrijke functionaliteiten die je nodig hebt voor je dagelijks werk.
  • Do Not Forward a meeting invitation: Hiermee kan je voorkomen dat een afspraak zomaar door iemand anders dan de organisator kan worden doorgestuurd. Zodra je deelnemers uitnodigt heb je de mogelijkheid om de functie Doorsturen toestaan te deselecteren. Let hier wel op; deze staat standaard aan!

Conclusie

Enerzijds valt het mij op dat device afhankelijk je bepaalde functies wel/niet tot je beschikking hebt. Ik zou het mooi vinden als er uiteindelijk één interface komt die voor elk device hetzelfde is. Dit zou gebruikersgemak voor de eindgebruiker alleen maar ten goede komen. Daarnaast merk ik dat er nog zoveel meer functies zijn die ik eigenlijk niet of nauwelijks gebruik. Deze zitten blijkbaar nog niet goed in mijn systeem. Outlook is zoveel meer dan alleen maar een mailtje versturen of een agenda afspraak maken. Daarom was ik ook zo blij met deze sessie op Ignite. Door ervaringen te delen, elkaar te attenderen op handige/toffe functionaliteiten wordt je in staat gesteld om in dit geval Outlook zo optimaal mogelijk te gebruiken. Dit geldt eigenlijk voor elke O365 app.

Mogelijk zijn er ook nog functionaliteiten die momenteel ontbreken in Outlook maar wel super handig kunnen zijn.

Heb jij nog handige tips, tricks of mis je momenteel een bepaalde functionaliteit in Outlook? Neem gerust contact met mij op via marc.van.den.berg@salves.nl!

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

x

Nieuws

Vooroplopen met je testing expertise? Volg Test Forward!

Lees meer