Office Adoptie feedback in Room 46

Geschreven door: Cheronne Clark

Een paar weken voor Microsoft Ignite 2018 ontving ik een uitnodiging voor ‘Focus Group: Office 365 Change Management Onboarding Experiences.’ In ruil voor 20 dollar en dankbaarheid mocht ik mijn mening spuien tijdens een sessie over adoptie van Office 365. Mensen die mij kennen weten dat ik graag mijn mening deel en daarom accepteerde ik, enigszins vereerd, de uitnodiging.

De sessie wordt gehouden in Room 46 van het Hyat Regency Convention Center in Orlando. Een handvol mensen zit al met laptops gereed in de kleine ruimte. Het blijken mensen van Microsoft te zijn. Ik neem plaats bij de plek waar mijn naamkaartje staat.

“Hi Cheronne, don’t forget to sign the Non-Disclosure Agreement,” is het eerste wat één van dames van Microsoft streng maar vriendelijk tegen mij zegt. De scherpe lezer weet: het wordt moeilijk om hier inhoudelijk over te bloggen. De sessie wordt voorgezeten en begeleid door een dame die ons verschillende opdrachten geeft met betrekking tot het adoptieproces van Office 365. We beginnen met 3 vragen:

  1. Welk framework gebruiken we en welke stappen onderkennen we binnen dit framework?
  2. Waar ondervinden we de meeste moeite en wat is daarvan de oorzaak?
  3. Welke producten binnen de Office 365 suite zijn het moeilijkst te adopteren en waar komt dat door?

We geven allemaal antwoord op deze vragen en lichten deze toe. Er ontstaat een mooie sessie, waarbij we elkaars ervaringen aanhoren, elkaar adviseren en afspreken na de sessie contact te houden om dieper op een aantal zaken in te gaan. Ondertussen hoor ik het heftige getik van de 4 Microsofters die van alles digitaal aan het vastleggen zijn. In de cloud mag in aannemen.

Knelpunten van Office

Tot slot krijgen we elk de gelegenheid antwoord te geven op volgens mij de belangrijkste vraag van deze sessie “Van welke knelpunten binnen jouw Office 365 adoptietrajecten is Microsoft de directe oorzaak?” Het valt stil en niemand durft als eerst deze vraag te beantwoorden.

Ik steek mijn hand op en besluit mijn punten ongenuanceerd te benoemen:

Ik vertel dat Microsoft in relatief korte tijd veel tooling onze kant op heeft gegooid. Deze toolings hebben heel veel overeenkomsten met elkaar waardoor het voor ons soms lastig wordt de klant te adviseren welke tooling voor hun het beste is. Ook het feit dat de positionering en visie vanuit Microsoft daarin verandert, maakt het er niet makkelijker op.

Bijvoorbeeld: Video was een tijd geleden hét platform, nu gaan we naar Stream en gaat Video eruit. Outlook Groups was een tijd geleden dé manier van samenwerken, nu gaan we toch liever naar Teams. Sway vervalt, we gaan weer gewoon lekker door met Powerpoint. etc. De rest van de groep knikt instemmend en beschrijft scenario’s waarin bovenstaande voor problemen heeft gezorgd tijdens adoptietrajecten.

Excel in de cloud; een drama

Een ander punt is Excel in de cloud; verantwoordelijk voor drama en frustratie binnen elke organisatie. Traagheid, gebrek aan functionaliteiten. Kortom; de browser kan Excel niet aan! Verdere toelichting was niet nodig. Ook hierin kon iedereen zich vinden.

Communicatie over tooling

Als laatste noem ik dat communicatie het startpunt is van het vinden van de juiste tooling. ‘Met wie ga ik communiceren?’ Het antwoord op deze vraag leidt jou naar de juiste tooling. Bij de meeste klanten wordt er niet gedacht vanuit de communicatie, maar vanuit het document en de opslag daarvan; Ik heb een document en ik wil het ergens opslaan’. Dat is de vraag die mijn gebruikers stellen. Er ontstaat dus steeds vaker een gap tussen de positionering van de tooling en de way of working van de eindgebruiker. De veranderboog vergroot, omdat de gebruiker niet slechts een nieuwe tooling dient te omarmen, maar een compleet nieuwe manier van denken aangeleerd dient te worden.

Nablijven

Nadat we zeer vriendelijk worden bedankt voor de deelname eindigt de sessie. Ik pak mijn tas in en wanneer ik de kamer wil verlaten wordt mij door 2 van de mensen van Microsoft verzocht niet te vertrekken en te wachten tot iedereen de zaal heeft verlaten.

‘O jee… Toch iets te pittig geweest?’, schiet er door mijn hoofd.

De man en vrouw in kwestie geven aan dat ze mijn feedback het beste vonden en dat ze een aantal van mijn genoemde punten meteen hebben doorgestuurd naar de betreffende teams. Ik krijg de vraag of er een foto gemaakt mag worden van mijn Ignite badge. Dit zodat we na Ignite met elkaar in contact kunnen komen en verder kunnen sparren over de adoptie van Office 365. Ik stem toe en maak natuurlijk ook foto’s van hun badges.

We hebben het daarna nog even over de mooie grachten van Amsterdam en sluiten af met een vrolijke handdruk.

10 minuten later ontvang ik 2 connectieverzoeken op LinkedIn.

Productieve sessie: Check!

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

x

Nieuws

Vooroplopen met je testing expertise? Volg Test Forward!

Lees meer