Succesverhaal van: Protestantse Kerk Nederland

Succesverhaal van: Protestantse Kerk Nederland

Case

Salves case- introductie scrum

Protestantse Kerk in Nederland introduceert Agile Scrum

Salves begeleidt learning on the job

Het landelijk dienstencentrum van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) kiest steeds vaker voor standaardapplicaties, maar het ledenregistratiesysteem LRP is maatwerksoftware. In dit webbased systeem verwerken maar liefst 12800 gebruikers, van vrijwilligers tot betaalde krachten, de ledenadministraties en bijdragenadministraties van circa 1600 gemeentes. Om sneller nieuwe functionaliteit te ontwikkelen teneinde de software beter te laten aansluiten bij de behoeften, introduceerde PKN met hulp van Salves onlangs Scrum.

Er zijn circa 1600 kerkelijke gemeentes aangesloten bij PKN. Samen hebben zij 1,8 miljoen leden. Het landelijk dienstencentrum levert de gemeentes ondersteuning op alle mogelijke fronten, maar de gemeentes voeren wel zelf hun eigen ledenadministratie en bijdragenadministratie. Om dat traject goed te ondersteunen, is een maatwerksysteem ontwikkeld dat in 2011 in gebruik is genomen. Ger Zwart is coördinator back office in het cluster Kerk en Werk. Het LRP valt onder zijn verantwoordelijkheid. Hij vertelt: “We willen graag dat de gemeeentes de ledenadministratie allemaal in hetzelfde systeem doen, want anders is het onmogelijk om overzicht te houden. Zeker gezien de omvang: we hebben 1,8 miljoen leden en er zitten ook nog eens even zoveel historische records in het systeem. LRP is een webbased programma. Iedere gemeente logt in op hetzelfde systeem maar ziet alleen zijn eigen gegevens.”

Introductie van Scrum

Kees Hommersom is change manager LRP en heeft in het scrumteam de rol van product owner. Hij vertelt: “LRP was initieel vrij basic opgezet. Het sloot wel goed aan bij de wensen van de vier verschillende gebruikersgroepen van het systeem, maar de functionaliteit was beperkt. Bovendien is het niet zo gebruiksvriendelijk.” Een andere wens was om het systeem eenvoudiger in onderhoud te maken.

Omdat PKN te weinig grip had op het doorvoeren van veranderingen, wilde de organisatie hier verandering in brengen. Toen SEPA werd ingevoerd had PKN de benodigde wijzigingen in de software laten testen door Salves. Zwart: “Salves vertelde over Scrum en heeft ons enthousiast gemaakt.” Hij kreeg toestemming om twee medewerkers van de IT-afdeling op te nemen in het agile team. De overige teamleden zijn afkomstig van externe organisaties. Hommersom heeft de rol van product owner gekregen. Hij is voor die nieuwe functie klaargestoomd door Thijs-Jan Gerbrands van Salves. “Hij fungeerde als baken en reddingsboei. Hij gidste me door een voor mij nieuwe wereld, liet me zelf de dingen ontdekken en schoot te hulp als ik dreigde te verdrinken. Het was learning on the job.”

Ter introductie heeft Rajiv Harinandansingh van Salves voor de leden van het Scrum-team én voor enkele ICT-collega’s een basistraining verzorgd, waarbij inzicht werd gegeven in de principes achter Scrum, de taakverdeling binnen het team en alle voorkomende overleg- en planningsmomenten van een sprint.

Introductie Scrum

Sterke en zwakke punten inzichtelijk

Al doende leerde Hommersom welke kennis en kunde je aan boord moet hebben in een Scrum-team, hoe je een backlog definieert, hoe je een sprintplanning maakt, wat je aan de orde stelt in de daily stand-ups, wat je doet tijdens een retrospective en ga zo maar door. “Door het allemaal meteen in de praktijk te doen, kreeg ik heel snel een goed beeld hoe wij Scrum kunnen inzetten. Je doet veel sneller praktische kennis op dan wanneer je een opleiding volgt”, zegt hij.

De leercurve is steil. “We weten nu goed waar onze sterke en zwakke punten liggen en tegen welke problemen we op korte en langere termijn gaan aanlopen als we die zwakke punten niet aanpakken. Er komt ook steeds meer structuur; de taakverdeling en planning worden beter. We krijgen meer grip op de zaak. En dat terwijl we nog maar acht weken bezig zijn.”

PKN heeft niet alleen veel geleerd, maar ook gebouwd. “Je zou het bijna vergeten, maar we hebben daarnaast ook gewoon veel nieuwe functionaliteit gebouwd in korte tijd. Tussentijds hadden we ook nog eens te maken met wijzigingen, maar door onze flexibele werkwijze gingen we daar heel goed mee om. Daar ben ik best trots op”, zegt Hommersom.

Gebruiksvriendelijk maken

PKN is hoopvol gestemd over de toekomst. Zwart: “LRP is nu nog een vrij complex systeem, met name omdat het zoveel kan. En wij willen daar nu ook nog eens nieuwe functionaliteit aan toevoegen. Dat betekent dat we het echt moeten versimpelen, anders wordt het straks voor gebruikers te complex. Ons doel is om gebruikers straks alleen nog maar die buttons te laten zien die ze nodig hebben om een bepaalde taak te vervullen.”

Een andere uitdaging is om het systeem zelf eenvoudiger en daarmee beter beheersbaar te maken. Hommersom: “We kunnen winst boeken door dingen op te schonen. Er is in de loop van de tijd wel veel bijgebouwd, maar functionaliteit die we niet meer gebruiken is nooit opgeruimd.”

Om bij alle veranderingen de gebruikers aangehaakt te houden, is Hommersom druk met het bij de vernieuwing betrekken van medewerkers en vrijwilligers vanuit de gemeentes. “Dicht bij de wensen van gebruikers blijven is altijd de kracht geweest van het systeem, dat laten we echt niet los”, zegt hij.

De beide heren concluderen dat de introductie van Scrum een goede stap is geweest. “We kunnen meer snelheid maken in de doorontwikkeling van het systeem en onze werkwijze garandeert tegelijkertijd dat gebruikers altijd aangehaakt blijven. Daarmee profiteren we ten volle van het feit dat we destijds hebben gekozen voor maatwerksoftware.”

  • null
    Over
    Protestantse Kerk Nederland

De Protestantse Kerk in Nederland is deel van de wereldwijde gemeenschap waarin mensen het goede nieuws van Gods liefde horen en delen. Een vindplaats van geloof, hoop en liefde. De Protestantse Kerk verwoordt wat zij ziet als haar roeping, identiteit en toekomst in geloofsbelijdenis, kerkorde en in een visienota.

De Protestantse Kerk in Nederland is nog betrekkelijk jong: op 1 mei 2004 verenigden de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk zich officieel tot de Protestantse Kerk in Nederland. Kijk voor meer informatie op http://www.pkn.nl.

Uitdagingen

  • het ledenregistratie systeem was niet eenvoudig aanpasbaar
  • de applicatie was te ingewikkeld in gebruik
  • het beheer was tijdrovend en complex

Door Salves geboden oplossing

  • de introductie van Scrum via learning on the job
  • coaching van het Scrum team gedurende langere tijd
  • basistraining Scrum

Resultaat

  • zelf software aanpassen
  • makkelijker en sneller inspelen op gebruikerswensen
  • hogere medewerkertevredenheid

Nieuwsgierig?

portret_bart

Neem contact op met Bart van der Krogt

Directeur Salves Testservices Midden

T: +31(0)6 109 869 36

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

x

Nieuws

Vooroplopen met je testing expertise? Volg Test Forward!

Lees meer