Momentum met Office365

Hoe Van Lanschot Bankiers en Salves een krachtige start maakten met Office 365

In 2015 legden we vanuit Salves contact met Van Lanschot Bankiers, een commerciële organisatie van meer dan 1500 medewerkers. Van Lanschot wilde een project starten voor slimmer samenwerken op basis van Microsofts Office 365.

Het mocht niet ‘het zoveelste ICT-project’ worden. Van Lanschot was op zoek naar een partner die hun organisatie kon helpen met de businessimplementatie van Office 365. Het was een vraag naar ons hart, aangezien wij een dienstverlener zijn die te boek staat als steengoed in Office 365 en subliem in gebruikersadoptie. We waren daarom enthousiast toen we hoorden dat we Van Lanschot Bankiers mochten adviseren over Office 365 en gebruikersadoptie.

Behoorlijke overgang

We stelden een gericht, pragmatisch adoptieplan op. De migratie- en inspiratiestrategie die hierin werd beschreven, werkten we uit samen met een pilotteam van zestig medewerkers van Van Lanschot.

In het voorjaar van 2016 gingen we hard aan de slag met migreren, trainen, ‘floorwalken’, enthousiasmeren, communiceren en inspireren. Onze eerste focus was het meenemen van de gebruikers naar het nieuwe mailprogramma, Outlook. Dat is een behoorlijke overgang als je al jaren op Lotus Notes werkt.

Dit bleek ook uit de vragen die we kregen tijdens de trainingen en de ‘floorwalker’-sessies. Dankzij onze aanwezigheid op de werkvloer direct na de migratie konden we vragen en bezwaren van eindgebruikers direct adresseren. En verstoringen werden dezelfde dag nog opgelost. De medewerkers waardeerden deze aanpak positief. En het was voor ons heel dankbaar werk.

Productiever werken

De ‘live support’ zetten we niet alleen in om Outlook-vragen te beantwoorden. We hadden zelf ook een missie, namelijk laten zien op welke andere manieren de medewerkers nog prettiger en productiever konden gaan werken.

Daarvoor zaten wat pareltjes ‘verstopt’ in de laptop. De medewerkers hadden na de migratie ook de beschikking over OneDrive for Business, OneNote en Skype for Business. Geweldige tools om je persoonlijke effectiviteit te vergroten, maar je moet natuurlijk wel weten dat ze er zijn. En dan moet nog duidelijk worden hoe je die grotere effectiviteit precies bereikt met die nieuwe tools.

Persoonlijk contact kunnen leggen op zo’n moment is dan geweldig. Je kunt als adviseur snel inschatten op welk niveau een medewerker zich bevindt qua technische kennis. En ook of hij/zij al veel informatie heeft gekregen die dag, of dat er nog wel een enthousiast verhaal over OneNote bij kan. De perfecte gelegenheid voor ‘In-Context’ ondersteuning: op de werkplek en op het moment dat het de medewerker uitkomt.

Stevige basis

De reacties vanuit de business op deze eerste stappen richting slimmer samenwerken met Office 365 zijn erg positief. Is Van Lanschot nu klaar? Nee, en dat zal ook nooit helemaal het geval gaan zijn. Er ligt een uitermate stevige basis waarop we de ingeslagen weg voor het slimmer samenwerken, slimmer communiceren, slimmer kennisdelen en – feitelijk: het slimmer bankieren – verder kunnen uitwerken.

Er zijn nog mogelijkheden te over en stap voor stap nemen we de Van Lanschot-medewerkers mee naar nog hogere productiviteit, efficiëntie en een flexibelere manier van werken. De schommel is aangeduwd en in beweging, maar we zullen af en toe een duwtje moeten geven om de medewerkers in beweging te houden.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

x

Nieuws

Vooroplopen met je testing expertise? Volg Test Forward!

Lees meer